Comme les logiciels permettent d’optimiser les infrastructures en termes d’énergie
et de suivi technique, il est nécessaire de mettre en place des équipements tels que
des lecteurs d’accès ou des déclencheurs de chauffage et d’électricité.

Les logiciels de gestion d’équipements facilitent le travail des services communaux ou intercommunaux. Avantage non négligeable, il est tout à fait possible de les faire évoluer dans le temps en fonction des besoins.

De manière générale, chaque logiciel propose de nombreuses fonctionnalités communes : gestion du planning des équipements en fonction du nombre d’associations sportives, optimisation des structures en termes d’énergie et de suivi technique, gestion des subventions et des aides indirectes, mise à disposition de ces équipements ou encore production automatique de courriers, tableaux de bords et factures. De plus, il est possible de prendre en compte les périodes scolaires et effectuer les changements nécessaires qui en découlent.

Bien évidemment, chaque logiciel peut être utilisé selon les besoins de la collectivité. « Il s’adapte à la structure du bâtiment : par exemple, certains services divisent l’occupation d’une salle omnisport : une double réservation possible lorsque les activités pratiquées sont le volley-ball et le badminton (un demi-terrain chacune) contre une seule si c’est du basket-ball » explique Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software.

Avec le système de SCMS Europe, lorsque le gestionnaire du logiciel décide d’ouvrir des accès ponctuels ou permanents aux utilisateurs, le contact référent de l’association reçoit automatiquement des codes pour réaliser ses demandes via internet.

L’importance d’avoir un logiciel évolutif

La collectivité n’est pas obligée de se servir de toutes les fonctionnalités, notamment pour une meilleure prise en main, mais peut en avoir besoin par la suite. « Nous avons de nombreuses demandes pour faire évoluer le logiciel. Par exemple, de plus en plus de services souhaitent, qu’en plus de la subvention attribuée à l’association, soient ajoutées les subventions indirectes, comme le coût du nombre d’heures de mise à disposition des salles. Cet exemple de demande peut intervenir après quelques mois d’utilisation. Nous sommes en mesure de faire évoluer le logiciel et les pratiques des utilisateurs » indique Laurence Fabrégat, chargée de communication et marketing de Logitud. Et Raphael Primard d’ajouter : « Si nous recevons plusieurs demandes d’évolution du logiciel, nous travaillons sur le sujet et apportons la modification pour tout le monde. Par exemple, auparavant la facturation était réalisée sans TVA. Or, depuis quelques temps, de nombreuses salles sont louées à des sociétés extérieures. Il a donc fallu rajouter la partie TVA dans le logiciel ».

Développer le nombre de licences ou de salles

Chaque logiciel possède son propre fonctionnement: « Dès le départ, nous souhaitions un logiciel simple d’exécution, sans trop de paramétrages. Le nombre de licences n’est pas figé, il n’y a pas de restriction. Il est possible d’en rajouter au fur et à mesure des besoins. De plus, nous possédons trois niveaux d’accès : administrateur (il peut tout faire dans le logiciel), utilisateur (regarder et imprimer des documents) et consultant (pour un gardien par exemple). Le logiciel permet également de donner accès aux réservants extérieurs (associations, établissements scolaires, entreprises…), par l’intermédiaire de code, pour modifier sa fiche personnelle, faire des demandes exceptionnelles (tournoi, assemblée générale, manifestations…) ainsi que la consultation des plannings. Bien entendu, le gestionnaire garde la main sur ce paramétrage en autorisant ou non cette fonction » précise Raphaël Primard, coordinateur du service assistance et maintenance chez SCMS Europe.

De son côté, Bodet Software prend en compte le nombre de salles : « Si la collectivité a acheté le système avec 10 salles, elle pourra gérer son logiciel jusqu’à ce chiffre. Par la suite, si elle souhaite augmenter ce nombre, en cas de nouvelle construction par exemple, elle pourra nous appeler afin de faire évoluer son contrat » déclare Médéric Gillet, chef de produit de Bodet Software. Ce type d’évolution nécessite la mise en place d’équipements spécifiques, comme l’indique Médéric Gillet : « Comme les logiciels permettent d’optimiser les infrastructures en termes d’énergie et de suivi technique, il est nécessaire de mettre en place des équipements tels que des lecteurs d’accès, des déclencheurs de chauffage et d’électricité ou encore des gâches électriques au niveau des portes. Dans le cas d’une construction, il est nécessaire de savoir si le logiciel sera utilisé pour cette infrastructure afin de prévoir les équipements nécessaires le plus en amont possible. Si la structure existe déjà, il faut donc installer des équipements supplémentaires ».

L’autre principale évolution concerne l’ajout d’un service au sein d’une même commune. « Si elle est satisfaite du fonctionnement pour son service des sports, la collectivité peut utiliser la même solution pour d’autres services (culture, cabinet du maire…), avec parfois des équipements et usagers en commun. Dans ce cas là, elle nous contacte : un technicien réalise un audit des nouveaux besoins avant l’installation du nouveau paramétrage. Une formation est ensuite programmée avant la mise en production » décrit Laurence Fabrégat.

Selon les sociétés, le modèle de logiciel, le type de prestations souhaitées et la taille de la collectivité, le coût pour faire évoluer le système est compris entre 1 000 et 20 000 euros TTC, si le nombre de structures à gérer est très important.

« De plus en plus de services souhaitent, qu’en plus de la subvention attribuée à l’association, soient ajoutées les subventions indirectes »

La problématique de la gestion intercommunale

L’évolution peut également concerner les structures d’une commune entière, dans le cadre d’une gestion des équipements devenue intercommunale. Pendant longtemps, la partie technique était assez complexe, notamment à cause de la mise en œuvre du réseau informatique : bâtiments éloignés, problème de réseau, obligation d’avoir un serveur sécurisé…« De nombreuses communes étaient démunies par rapport à cette complexité. Ainsi, nous proposons désormais la solution Software As A Service (SAAS) : nous hébergeons en interne leur logiciel de A à Z (mise à jour, anti-virus, sécurité…), il ne se trouve pas au sein de leur infrastructure, mais est accessible via internet. Il est donc nécessaire que les différents gymnases soient équipés d’une box et d’une connexion internet. De nombreuses collectivités sont intéressées par cette solution, même si certaines souhaitent toujours acheter et installer elles-même leur logiciel. Les deux options sont comparables en termes de coût. La solution SAAS permet de mensualiser la dépense et de simplifier la mise en service » déclare Médéric Gillet. Les deux autres sociétés proposent également d’héberger le serveur.

Tous les un ou deux ans, il est important de suivre une formation concernant le logiciel. Par exemple, la société Logitud propose un forfait à 1 090 euros TTC la journée pour 8 personnes maximum.

Suivre des formations régulièrement

Chaque société propose des contrats de maintenance afin de bénéficier d’une aide en cas de disfonctionnement, des mises à jour de logiciel ou encore des tutoriels. Le coût de ces contrats varie entre 500 et 1 000 euros HT par an. En parallèle, des formations sont possibles pour des remises à niveau et de nouvelles explications : « Régulièrement, tous les un ou deux ans, il est important de suivre une formation concernant le logiciel. Outre les évolutions, le turnover est important au sein des communes. Nous proposons donc un forfait à 1 090 euros TTC la journée pour 8 personnes maximum. Les collectivités peuvent également adhérer à notre Club Utilisateur Adul qui se réunit tous les ans autour d’ateliers de travail  » argumente la chargée de communication et marketing de Logitud. Et Cédric Lampin d’ajouter : « Une fois par an, nous invitons l’ensemble de nos clients à une présentation avec des tables rondes afin de créer un moment d’échanges convivial autour des attentes des utilisateurs ».

Logiciels de gestion performants, évolution possible dans le temps… tout est fait pour que les collectivités puissent optimiser la gestion de leurs équipements sportifs, notamment pour réaliser des économies.

 

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